Finance & Administration Manager - Building Markets

Finance & Administration Manager

Position: Finance & Administration Manager (Spanish description below)
Location: Colombia (Bogota or other)
Fixed-Term: 12 months
Salary Range: $28,000 – 36,000 USD

About Us

Building Markets unleashes the transformational power of small businesses to address pressing social challenges by driving job creation and inclusive growth.

Global challenges we face today—poverty, inequality, climate change, environmental degradation, and injustice—cannot be solved without the involvement of the private sector. Solutions will require transformation in the form of new business models, new innovation, and new technology. This opens up exciting opportunities for small businesses around the world, which represent 90% of businesses and more than 50% of employment worldwide, to play an important role in creating positive social impact by driving job creation and inclusive growth, particularly for the economically vulnerable.

Building Markets develops trusted relationships with entrepreneurs and uses a data-driven approach to strengthen the capacity of small businesses to contribute to local marketplaces through end-to-end services. Our primary model has three pillars:

  • We build better market information by verifying small businesses through in-depth surveys and publishing searchable business profiles and research reports.
  • We enhance the commercial and digital capacity of small businesses through training and advisory services, helping them compete in a global marketplace.
  • We improve market efficiency through tender distribution services, matchmaking services, and events that enable small businesses to access new buyers, customers, and capital.

Since 2004, Building Markets has leveraged this model to achieve impact in Afghanistan, Haiti, Jordan, Liberia, Mozambique, Myanmar, Timor-Leste, and Türkiye. We are positioned to scale our unique approach in new markets beginning in 2023.

Position Summary

The Finance and Admin Manager will support the launch and oversight of implementation of a new program in Colombia, with travel and research in Ecuador.  The Finance and Admin Manager will ensure that the program operates in line with the Building Markets policies, procedures, and contractual obligations. Under the supervision of Chief Operating Officer and Program Director, LatAm, the Finance and Admin Manager will also lead the localization of operational policies, tools and frameworks, to ensure all compliance requirements are achieved.

Overview of Areas of Responsibility

Finance & Accounting

  • Manage monthly entries into the organization’s accounting systems (QuickBooks Online)
  • Process monthly financial reports
  • Prepare quarterly donor financial reports
  • Manage in-country grant operational budget lines and provide analysis as requested
  • Produce content for new budgets covering operational requirements and oversee in-country procurement budgeting;
  • Support internal and external audits of program projects as required;
  • Oversee internal audit to ensure all systems, policies, and controls supporting program implementation are being adhered to;
  • Optimize funds and resources allocated to the implementation of the programs;
  • Maintain a strong working relationship with the organization’s banks and auditors.

Policies, Procedures, and Coordination

  • Support development of policies and procedures to govern partnerships, as needed, and support joint implementation of activities;
  • Ensure implement all human resource policies and procedures
  • Oversee Building Markets operational policies at a national level in Colombia, and ensure local compliance and relevance;
  • Anticipate, analyze and alert the management team regarding all risks related to operational activities including programmatic, security, and financial through regular meetings and monthly internal reporting;
  • Other tasks as needed and agreed with management team

Qualifications

  • Fluently bilingual in English and Spanish
  • Accounting certification or the equivalent ( International CCAB qualification), and proficiency in the Colombian operating environment
  • Using G-Drive,  MS Office programs effectively, including advance level of Excel up to Vlookups and Pivot tables
  • At least 5 years experience in providing finance and administrative management to organizations implementing international grants
  • Experience in preparing audit documentation for Procurement and HR expenses
  • No obstacles to travel within Colombia, Ecuador and United States
  • Desired: Experience in providing operational support to organizational partnerships, Experience in start-up of international organizations in Colombia

Skills & Attributes

  • Strong communication and partnering skills with business units
  • Highly motivated, committed, analytical person, and result-oriented
  • Ability to perform multiple tasks and meet critical deadlines while maintaining accuracy and quality
  • Willingness to continually build capacities and learn additional skills to improve organizational capacity
  • Excellent analytical, decision-making, communication and presentation skills
  • Personal integrity and excellent judgment

Send CV and a cover letter in English to [email protected] with the subject line: Finance & Administration Manager

Deadline for submission: November 30, 2022

Expected Start Date: January 2023


Cargo: Gerente de Finanzas y Administración
Ubicación: Colombia (Bogotá u otro)
Contrato de duración determinada: 12 meses
rango de salario: $28,000 – 36,000 USD

Sobre nosotros 

Building Markets libera el poder transformador de las pequeñas empresas para hacer frente a los apremiantes desafíos sociales mediante el impulso de la creación de empleo y el crecimiento inclusivo.

Los desafíos globales a los que nos enfrentamos hoy en día -pobreza, desigualdad, cambio climático, degradación del medio ambiente e injusticia- no pueden resolverse sin la participación del sector privado. Las soluciones requerirán una transformación que adopte la forma de nuevos modelos de negocio, nuevas innovaciones y nuevas tecnologías. Esto abre interesantes oportunidades para que las pequeñas empresas alrededor del mundo, que representan el 90% de las empresas y más del 50% del empleo en todo el mundo, puedan desempeñar un importante papel en la creación de un impacto social positivo, al impulsar la creación de empleo y el crecimiento inclusivo, en particular para las personas económicamente vulnerables.

Building Markets construye relaciones de confianza con los empresarios y utiliza un enfoque basado en datos para reforzar la capacidad de las pequeñas empresas de contribuir a los mercados locales mediante servicios integrales. Nuestro modelo principal tiene tres pilares:

  • Construimos una mejor información de mercado al verificar las pequeñas empresas a través de encuestas en profundidad y la publicación de perfiles empresariales e informes de investigación con capacidad de búsqueda.
  • Mejoramos la capacidad comercial y digital de las pequeñas empresas mediante servicios de formación y asesoramiento, y les ayudamos a competir en un mercado global.
  • Mejoramos la eficiencia del mercado a través de servicios de distribución de licitaciones, servicios de intermediación y eventos que permiten a las pequeñas empresas acceder a nuevos compradores, clientes y capital.

Desde 2004, Building Markets ha aprovechado este modelo para lograr un impacto en Afganistán, Haití, Jordania, Liberia, Mozambique, Myanmar, Timor-Leste y Turquía. Estamos preparados para ampliar nuestro enfoque único en nuevos mercados a partir de 2023.

Descripción del cargo

El Gerente de Finanzas y Administración apoyará el lanzamiento y la supervisión de la implementación de un nuevo programa en Colombia, con viajes e investigación en Ecuador. El Gerente de Finanzas y Administración se asegurará de que el programa funcione de acuerdo con las políticas, procedimientos y obligaciones contractuales de Building Markets. Con la supervisión del Director de Operaciones y del Director del Programa, LatAm, el Gerente de Finanzas y Administración también dirigirá la localización de las políticas operativas, las herramientas y los marcos, para garantizar que se logren todos los requisitos de cumplimiento.

Descripción de las áreas de responsabilidad: 

Finanzas y contabilidad

  • Gestionar las entradas mensuales en los sistemas de contabilidad de la organización (QuickBooks Online)
  • Procesar los informes financieros mensuales
  • Preparar los informes financieros trimestrales de los donantes
  • Gestionar las partidas presupuestarias operativas de las subvenciones en el país y proporcionar los análisis que se soliciten
  • Elaborar el contenido de los nuevos presupuestos que cubren las necesidades operativas y supervisar la presupuestación de las adquisiciones en el país;
  • Apoyar las auditorías internas y externas de los proyectos del programa, según sea necesario;
  • Supervisar la auditoría interna para garantizar el cumplimiento de todos los sistemas, políticas y controles que apoyan la ejecución del programa;
  • Optimizar los fondos y recursos asignados a la ejecución de los programas;
  • Mantener una sólida relación de trabajo con los bancos y auditores de la organización.

Políticas, procedimientos y coordinación

  • Apoyar el desarrollo de políticas y procedimientos para regular las asociaciones, según sea necesario, y apoyar la ejecución conjunta de las actividades;
  • Garantizar la implementación de todas las políticas y procedimientos de recursos humanos
  • Supervisar las políticas operativas de Building Markets a nivel nacional en Colombia, y garantizar su cumplimiento y adecuación a nivel local;
  • Anticipar, analizar y alertar al equipo de gestión sobre todos los riesgos relacionados con las actividades operativas, incluidos los programáticos, de seguridad y financieros, mediante reuniones periódicas e informes internos mensuales;
  • Otras tareas según sea necesario y acordado con el equipo de gestión
Antecedentes profesionales
  • Bilingüe con fluidez en inglés y español
  • Certificación en contabilidad o su equivalente (titulación internacional CCAB), y dominio del entorno operativo de Colombia
  • Uso adecuado de G-Drive, programas de MS Office, con un nivel avanzado de Excel hasta Vlookups y tablas dinámicas
  • Al menos 5 años de experiencia en gestión financiera y administrativa de organizaciones que implementen subvenciones internacionales
  • Experiencia en elaboración de documentación de auditoría para gastos de Adquisiciones y RRHH
  • Sin impedimentos para viajar dentro de Colombia, Ecuador y Estados Unidos
  • Deseable: Experiencia en la prestación de apoyo operativo a las asociaciones organizativas; Experiencia en la puesta en marcha de organizaciones internacionales en Colombia
Habilidades y cualidades
  • Gran capacidad comunicativa y de colaboración con las unidades de negocio
  • Persona altamente motivada, comprometida, analítica y orientada a los resultados
  • Capacidad para realizar múltiples tareas y cumplir con los plazos críticos sin descuidar la precisión y la calidad
  • Disposición a desarrollar continuamente las capacidades y adquirir aptitudes adicionales para mejorar la capacidad de la organización
  • Excelente capacidad de análisis, toma de decisiones, comunicación y presentación
  • Integridad personal y excelente criterio

Envíe su CV y una carta de motivación en inglés a [email protected] con linea de asunto: Finance & Administration Manager

Plazo de presentación: 30 noviembre 2022

Fecha de inicio prevista: enero 2023

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Global poverty is rising for the first time in decades, but access to economic opportunity can help families build thriving lives. Responding to the urgency of this moment, a group of generous donors will match every dollar up to $100,000 raised through December 31, 2022. Your gift will enable Building Markets to adapt and scale our programs to reach more small businesses creating critical jobs around the world. 

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